西安地铁运营分公司物资部2010年3月份成立, 2010年11月份搬至渭河车辆段。前期, 由于物资部人员少, 各部物资需求紧急, 且部门对需求信息描述不清等因素, 导致物资部前期工作困难重重。为保障供应, 确保开通, 物资部全体人员齐心协力, 全力以赴, 加班加点, 在物资部领导的正确领导下, 较为圆满地完成了运营开通前、后物资供应工作。为西安首条地铁的综合联调、顺利开通、平安运营作好了物资保障。

但物资管理工作不仅是保障供应, 它是对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制, 包括物资计划制订、物资采购和物资仓储管理等几个重要内容, 其中物资仓储管理又包括物资的验收、出入库、物资存放保管、账目、盘点等环节。这些环节环环相扣、相互影响, 任何一个环节出现问题, 都将对企业的物资供应造成不良影响。本文就根据兄弟地铁公司的仓储管理经验, 结合自身实践, 针对仓储管理各环节出现的问题, 从两个方面对仓储管理工作进行分析思考。

计划从仓库布局规划、人员配备、信息化管理等五个方面来具体介绍。

渭河车辆段设物资总库一座, 具体包括立库、平库区、工建料棚、杂品库和材料堆场。仓库功能设置基本合理。

存在问题:

(1) 仓库布局过于分散, 既不便于日常安全管理, 又导致物资出入库作业场所过于分散, 增加人员工作量。

(2) 立库控制室布局非常不合理, 监控室未能正对立库巷道。在立库作业时不能实时监控堆垛机作业状态, 存在安全隐患。

(3) 平库区无水管及排水设计, 造成库内卫生清洁用水非常不便。

(4) 平库区屋顶设计过低, 配置天车无法正常使用。

(5) 平库区未设计有效地降温排风系统, 夏季库内气温非常高, 不便于物资有效科学存放。

存在问题:

(1) 现有库管员均无物资管理相关专业教育经历, 严重缺乏物资管理从业经验, 且人员不稳定, 变动频繁, 为仓储工作连续开展造成了很大困难。

(2) 在运营筹备阶段, 人员严重不足, 而在运营筹备期物资出入库作业量是非常大的。由于仓储工作具有非常强的连续性, 这就会为后续仓库工作留下一定的隐患。

(3) 运营开通前仓库物资吞吐量非常大, 资产管理系统一直未能投入使用, 仓储作业一直处于全手工状态。库管人员的工作疲于应付, 根本无暇做其它事情。

(4) 各生产部门材料人员亦是频繁变动, 给仓库管理造成了很多不利因素。

目前仓库管理没有仓库管理系统软件支持, 所有出入库数据、库存数据分析全靠人工来完成, 工作量超大。前期分公司虽已开发了资产管理系统, 但未经有效测试, 问题较多, 根本不能满足目前仓库管理需要。现代物资管理根本无从谈起。

存在问题:

(1) 由于缺乏有效的物资管理系统, 致使物资信息不能及时传递, 库存信息不能实现共享。

(2) 计划的准确性控制、库存成本控制等工作都不能有效落实。

(3) 仓库管理效率低下, 账务管理人员工作量较大, 且容易出错。

(4) 仓库统计工作量较大, 且易出现统计差错。

(5) 成本控制、消耗分析都无从作起。

(6) 不能有效发挥管理系统的系统控制功能, 使物资管理存在较多人为操作因素, 也不利客观、公正。

(7) 计划、采购和仓储数据缺乏连续传递, 三个口数据相互失去控制, 造成数据统计不一致, 各执一辞。

首先, 计划准确性较差, 部分物资规格型号不一致。

(1) 各部门提报需求计划不规范、不严谨, 存在一定随意性, 致使计划准确性较差, 反映到仓库则显示为送货信息与需求计划信息不一致, 致使仓库日常管理异常被动, 困难重重。

(2) 物资目录未正式启用, 同种物资存在多个名称, 且规格、计量单位不统一, 给仓储管理增加较大工作量。

其次, 供货商管理还有待加强。

(1) 部分供货商在送货时对于送货单据随意填写, 造成送货单、采购订单和协议信息不一致, 经常延误交货时间。

(2) 所供物资未加贴标签, 供货商送货不能提前预约, 送货缺乏计划性。

(3) 供货商未有效实现专业分类, 造成常规通用物资多达数家同时供应, 既不符合采购规律, 同时也给仓库管理增加了难度。

(4) 前期供货商发票开具很不及时, 造成仓库账务管理困难重重。

(5) 部分供货商专业知识欠缺, 缺乏对所供物资的了解, 造成送货时易出差错。

再次, 需求部门紧急需求物资较多, 造成各种手续不全。

前期为了保障二号线如期开通、平安运营, 物资供应保障放在首位, 这样一方面造成先送货, 后补签协议订单, 有违正常送货流程, 造成出入库单频繁更换, 给仓库无端增加了很多重复工作;另一方面到货时间缺乏计划性, 送货过于集中, 对于仓库收发货造成很大压力。

对于生产部门紧急需求物资, 为保使用, 一般都是先发物资后补手续, 存在单据丢失遗漏现象。

(1) 2012年以前财务部要求物资统计是以该物资是否完成报销作为统计口径。报销相关凭证要求完全一致, 而供应商层次不齐, 原始送货单与后开发票、清单存在诸多出入, 造成大量出入库单返单, 也是制约报销进度的一个重要因素, 造成仓库人力物力的大量浪费。

(2) 与生产部门接口。

a.验收不能及时配合, 造成到货物资延迟入库。

b.验收入库物资不能及时领取。

c.需求计划提报与领料人员非一人, 易造成物资到货后而延迟领取, 甚至影响生产。究其原因是领料人员不知道该物资是否属于其部门 (车间) 提报。

(3) 物资储存保管方面。

a.已办完出库手续物资与库存物资未分开存放, 盘点时易造成误盘。

b.个别库存物资因发生化学反应而变质, 仓库无相关记录。

c.物资存放未执行五五化、三线化等要求。物资摆放未考虑物资轻重、出入库频率等要素。

(4) 物资出库方面。

a.实物发放出现差错, 规格相近物资发混。

b.存在白条出库现象, 这是制度所不允许的。且盘点前未对借条进行有效清理。造成盘点数据混乱。

c.部分同类物资存放分散, 存在漏盘现象。

d.同样物资存在多种名称且不属于一个物资类别, 致库管员在发货时出现差错。做账人员在下账时易出现差错。

e.对于因紧急需求出库物资不按规定程序办理。存在个别物资出库无任何记录。

f.相近物资发放不能严格执行领料出库单, 造成相近物资此多彼少现象。在盘点时就会形成盘混现象。

g.物资发放未严格执行先进先出原则。

(5) 仓库台账管理方面。

a.库存物资标识卡填写不规范, 主要表现为:验收合格物资未及时填写标识卡;物资存在出入库动态未对标识卡即时进行更新, 这样在盘点时就会发现很多物资卡存数与实物数不一致, 延误盘点时间;填写不规范, 随意涂改, 字迹潦草。且库存为零的标识卡随意乱丢。

b.仓库管理台账填写不规范。主要表现在:埴写内容不完整、书写潦草、不能即时记录等。

c.自验物资送货清单未签署验收意见。

d.单据传递虽有流程, 但在执行过程存在问题:表现在部分单据传递无签认、领料出库单未执行完毕单据不能及时返单。

(1) 深入开展规章制度的贯彻执行力度, 要对仓库的标准化作业进行有效落实, 岗位包干、职责到人。

第一, 要求仓库日常工作必须严格依照《物资仓库管理制度》、《仓库安全管理制度》、《备品备件管理办法》、《仓库安全管理预防措施和应急预案》和《物资部工作接口规定》。

第二, 通过流程梳理, 将各项工作分解划分, 清晰确定人员、职责范围, 流程交接有明确的手续证明。将工作区域分区专人负责, 责任要求落实到个人。

意义:每一个部门不可避免的会出现一颗“老鼠屎”, “老鼠屎”其实不可怕, 可怕的是将污染到整个部门环境。通过明确的责任划分, 及时发现这颗老鼠屎, 同时也能分清自律性强的员工, 不至于出现问题打倒一片, 挫伤员工的积极性。

(2) 规范台账、记录管理。明确仓库管理台账、记录清单, 具体可分为账务管理、仓库日常管理、仓库设备设施管理、仓库安全管理和单据移交签认等五方面的台账、记录。台账、记录填写要求明确到个人, 是否按时按规定填写将纳入个人月度量化考核。

(3) 加大仓库工作考核 (KPI) 力度, 真正实现月度量化考核与工作水平、能力、态度相挂钩。在部门人员持续增加的情况下, 绩效考核有助于主管人员约束人员工作、操作行为, 考核内容应以实用为主。

具体考核内容、及要求:

a.仓库责任区现场环境考核。

b.以工作效率为要求对工作质量 (差错率) 、任务量 (工作完成量、工作时间量等) 量化考核。

c.从工作精神面貌、协作性、工作态度、工作流转交接方面进行考核。

d.从公司行政制度、纪律方面考核。

上面四项, 主要以前两项为主, 后两项为辅, 此外在考核中, 尽量减少主观上的评断, 主要以数据为考核依据, 这样才能让考核不流于形式, 部门人员更加注重考核内容。

(4) 明确仓库作业的关键点, 并采取有效措施对关键点进行卡控。如验收过程、发放过程、仓库安全管理、仓库危险源等;

(5) 考虑库管人员工作轮换:目前初步考虑按季度对库管员负责物资类别进行轮换。

目的为:A、使人员熟悉库房的整个操作环节, 增加各环节的配合能力。B、为应付突发的工作量增加、人员危机, 能及时调配人员, 被调人员能及时进入新岗位角色。C、仓库管理是一种比较繁琐沉闷的工作, 适度轮换, 可改变员工作环境, 能增加员工的新鲜感, 增强员工求知欲。

(6) 日常必须开展动态盘点工作。动态盘点即指对于前一天有出入库动态的物资要求库管员在第二个工作日进行详细盘点, 这样就能及时发现问题并予以解决。

(7) 为了避免仓库管理问题不能及时暴露, 尝试月度交换盘点。

(8) 要求人员请假前后工作必须有交接, 并编制人员补位规定。

(9) 制订仓储人员培养计划, 内容应包括部门统一业务培训、个人提供自学计划、送外培训、一对一结对子等。

(10) 一定要提前做好新线人员储备。

(11) 稳定高效地仓库管理系统尽快投入使用。

(12) 进一步明确仓储作业内外部接口, 并形成有章可循的具体规定。

(13) 加强供应商管理, 完善供应商到货物资验收环节, 避免物资验收存在漏洞。

(14) 新线介入工作仓储人员应提早参与。早介入才能早发现问题, 避免形成定局而无从修改, 造成不必要的麻烦。如对于仓库布局规划、功能区域划分、设施设备配置等方面, 更需要提早介入, 设计单位应征求使用单位的意见。

仓库工作是一个系统工程, 具有非常强的连续性, 也是一个要求非常严肃的工作, 来不得半点马虎。对于新成立的仓库来说, 前期存在一些问题是再所难免的, 通过以上问题分析及有效整改措施, 仓库管理水平定会再上台阶的。