石油物资仓储部门作为重要的质量关口, 所入库物资的质量直接影响到油田生产建设的工作质量。因此, 进一步加强物资入库验收管理, 把好物资的准入关, 从源头上杜绝不合格物资进入库房, 是物资仓储部门的核心任务, 那么, 当前物资验收过程中存在哪些问题, 如何加强入库验收管理呢?

物资入库验收工作关系到国家物资财产的安全和企业切身的经济利害关系。

物资入库验收直接关系到供货方、承运方与仓储部门的经济责任和经济利益。通过验收, 将数量不足、规格不符、配套不全、质量不合格等情况做好详细记录, 分清责任, 可以据此向有关责任单位提出换货、退货、拒付或索赔, 以维护本单位的利益不受损失。

因为入库物资经过长途运输和多次装卸搬运后, 物资的包装很容易破坏, 化工产品、仪器仪表等物资更容易受损, 致使影响物资的最后使用价值。若是物资在入库时质量不合格, 既使后期再加强保养, 也无法使物资质量达标。

通过验收员对物资进行认真细致的验收, 对不合格物资进行拒收或返厂整改, 只有物资质量不断地改进, 才能满足用户的需求, 达到准入的最终目的。

由此可见, 把好物资入库验收关是非常重要的, 任何的疏忽或大意, 都会给以后的保管、发放工作带来困难, 并对单位造成一定的损失。

物资验收作业一般按照验收准备、核对证件、检查实物、填写记录、问题处理、制单登帐、堆码就位、建卡建档的程序进行。

2.1 验收准备

为保证入库验收工作及时而准确地进行, 提高验收效率, 在验收前必须做以下准备工作:

2.1.1 根据物资的性质、形状、数量, 确定存放的地点位置、堆码垛形和保管方法。

2.1.2 准备好堆码、苫垫材料, 准备装卸、搬运所需的设备、机具、人力, 对特殊物资还必须准备防护措施。

2.1.3 准备检测工具和计量器具, 并校对准确。

2.1.4 收集和熟悉验收凭证、单据和有关资料。

2.2 核对证件

所谓核对证件就是将供货单位提供的质量证明书、合格证、发货明细表等证件, 与业务主管部门或存货单位提供的入库通知单和订货合同进行核实、查对, 相符后, 才能进行实物验收。

物资入库验收中必须核对的有关证件和凭证具体有:

2.1.1业务主管部门或存货单位提供的入库通知单、订货合同或协议书等。

2.1.2供货单位提供的质量证明书、合格证、产品使用说明书、装箱单、磅码单、发货明细表等。

2.1.3承运部门提供的运单、提运通知单等。

2.3 检验实物

检验实物是指收货单在具备验收条件后, 按照一定的程序和手续, 对入库物资进行数量和质量检查的过程。

2.3.1 数量检验。数量检验是保证物资数量准确所不可缺少的步骤, 它是核对到库物资的品名、规格、型号、件数、重量、长度等与入库通知单、运单、发货明细表等资料是否相符的一项工作。

2.3.2 质量验收。一般分为外观质量检验和内在质量检验。外观质量检验是指验收员物资表面有无水渍、潮湿、发霉、溶化、老化、生锈、异味、变质、变色、损伤等异状以及尺寸偏差等缺陷。对于金属材料还要检查表面裂纹、结疤等外观质量缺陷。

2.4 物资验收记录及管理

2.5 物资入库手续及建卡建档工作。

3.1 验收程序多, 内容繁杂, 管理办法、规定不便于验收员记忆和操作。

3.2 验收员责任不明确。

3.3 监督考核只重视惩治性的事后监督, 而忽视防范性的事前事中监督。

针对物资入库验收程序多、内容多, 不方便保管员记忆的问题, 组织业务骨干, 在保证验收效果的前提下, 对验收工作进一步优化。

在对各类验收管理规定高度概括的基础上, 提炼出“八看八注意”验收方法。“八看”即:一看到库物资名称规格型号与合同条款是否一致, 二看物资生产厂家与合同标注是否一致, 三看物资执行标准与合同标注是否一致, 四看物资包装标识是否符合要求, 五看到货物资有无产品合格证, 六看物资生产日期及保质期标注是否清楚, 七看物资内外质量是否合格, 八看定量包装物资是否缺斤短两。“八注意”即:一要注意执行供应商寄售合同首批入库率是否符合规定, 二要注意物资的储备定额是否达到标准, 三要注意坚持先进先出的发料原则, 四要注意一进一出的物资是否合规, 五要注意杜绝先用料后补办手续或不见料办理手续等违规现象, 六要注意拒收、退料手续是否齐全, 七要注意单据、印章管理是否到位, 八要注意入库物资的基础资料是否达到质量体系标准要求。将繁杂的物资验收规定提炼成琅琅上口的几句话, 使验收标准变得简单易于操作。

为了进一步防止仪器仪表、石油专用工具等物资出现以次充好的现象, 在库房内建立样品区, 以优质生产厂家、质量过硬的产品为该库存放物资的比对样品, 要求保管员在物资入库前, 严格对照样品、合同条款进行质量对比检验。样品区的建立, 为验收员提供了验收把关的标尺, 使物资的验收工作变得更加直观、客观, 同时也方便了用户对所用产品质量的比较, 进一步增加了在库物资质量的透明度, 促进了物资质量的现场监督。

对验收员进行统一编号, 在验收过程中, 验收员不仅要对每一项到货物资的入库数量进行逐一清点, 进一步核对送货清单, 而且按照一定的抽检比例, 对物资的外观质量、标志标识、随行资料、配件、包装等5个方面的质量抽检, 并如实填写《物资入库外观验收卡》, 注明验收员编号, 随货同行, 方便质量追溯, 可进一步增强验收员的履职尽责意识, 保证验收工作的效果。

对验收员加强《产品质量法》、《计量法》、《标准化法》等有关法律法规以及《物资质量管理责任追究办法》等相关规章制度的培训学习, 同时仔细讲解每项物资验收注意事项, 进一步提高验收员的质量意识和岗位责任意识, 增强验收识别能力。一是实行技能交流结对子, 发挥老员工工作经验丰富、业务水平高, 年轻员工善于操作电脑的优势, 以“导师带徒”、“一对一”、“一对多”技能交流结对子的形式, 让每个人都来当师傅、传绝活儿, 延长知识技能“短板”, 促进保管员共同学习, 整体提高。二是设立了岗位练兵台, 创建“岗位课堂”, 鼓励职工利用业余时间, 进一步提高业务技能。三是采取以考促学、以赛代练的方式, 组织班组技术对抗赛、青年擂台赛、仓库保管工技术比武, 提高保管员业务技能和综合素质。四是开展内部培训。针对日常工作中存在的薄弱环节, 组织业务骨干、技术带头人对保管员进行有针对性的培训, 进一步提高处理日常业务的能力。

一是推行分库自查、物资管理部门专项检查、总库集中检查的“三查”运行机制, 通过随机检查和业务倒查的方式, 物资验收工作的执行情况进行监督检查, 针对查出的问题, 落实责任人, 逐项整改, 同时制定有针对性的防范措施, 并纳入员工绩效考核。二是实行总库承包分库, 分库承包班组的形式, 对各班组验收工作进行日常巡查, 发现问题立即整改, 促进验收工作的顺利进行, 保证验收质量。三是对个别重要物资, 可组织供应商写出书面承诺, 严禁出现以次充好的现象, 一旦发现将给予一定的处罚, 或上报管理部门停止其物资准入, 以确保入库物资的质量。

对于阀门等油田重点治理物资, 除了按照验收规定对物资的标志标识、外观质量进行全方位验收外, 我们还对每一只阀门唯一的质量检验钢号进行验收。同时在物资发出时, 在发料凭证上注明每一只发出阀门相对应的质量检验钢号 (身份证号) , 对物资进行永久质量跟踪。