电力客户的档案记录了用电客户和电网企业间供电用电关系建立的全过程,其既是用户合法权益构成部分,又记载了供电企业把客户作为核心服务的过程, 电力客户档案可以用来分析用电客户的关键需求。 电力客户的档案来源于基层供电局电力营销的网点,因此,科学管理各种动态与分散用电用户档案,是供电企业首要任务,进而为用户提供有效的服务。

某市电力客户的历史档案存量高达几千页, 且每年以百分之十左右的速度上涨, 导致客户档案的处理方式和电力营销的管理系统高效应用之间存在分歧, 因此需要对档案管理的模式进行变革。 在电力客户的档案仓储管理策略基础上,启动客户档案的仓储项目与数字化的处理模式,可以尽可能实现客户变更、报装等验收、申报、执行与审批档案资料的数字化,推动资源的高效利用,进而解决档案管理过程中长期需求与现实之间的矛盾。

工程建设项目主要包括标准化的子工程、基础建设、数字化的运作过程与软件开发四个部分。 构建该市市场和客户档案的关键部门,构建各供电所客户档案的数字管理机构,实行数字化的集中管理;构建档案业务的实体运营机制,实行规范化与专业化管理。

仓储处理模式启用、档案数字化的管理平台构建、集中数字处理管理模式启用在日常运营的成本、人力资源、固定投资的费用、管理成本与场地使用的成本等方面已经取得显著成效,且产生较好的效益。 例如:传统模式数字化的档案管理需要配置125人,集中数字化的档案管理只需要2 条生产线、配置36 人;库存租赁的成本上,进行分散处理要库房1 640 m3,柜1 100 个,集中数字化的管理初期需要库房500 m3,柜150 个;按照个人薪酬4 500 元月,库房的租金是45 元/m2,每一年可以节省总费用425 万元［1］。

电力营销、电力建设与规划、电力生产组成电网企业核心的业务链,也是构成档案的主要源头。 因此,客户档案要把为客户、业务服务作为核心,围绕档案利用、档案实体、档案存储与档案数字化等展开精细化、专业化管理,提高信息数据与档案的管理效率,确保用户档案资料安全,进而为用户提供优质服务。

应用信息技术与现代化物流的仓储技术构建档案的仓储机构,把档案管理与业务表单、流程固化至信息体系中,把抽象档案服务的理念转变成实际的平台与工具, 构建新型档案仓储的管理机构,合理管理并充分应用营业网点客户的档案,更好的为客户提供服务。

(1)构建档案仓储的管理标准系统需要根据档案仓储的管理需求进行设立。 按照管理职能可以分成工作标准与管理标准;按照技术进行分析,包括和其他业务的信息体系数据接口、数据利用的服务流程、元数据的管理、数据整理与分类、数据安全的审批权限。 此外,还要针对档案综合化信息的系统用户与档案管理的岗位,完善档案的利用标准与服务流程。

(2)构建档案仓储的管理标准系统目的是为更好地建立与运营档案仓储的管理模式。 建设标准体系可以满足档案管理与电力营销中的各项制度要求,主要涵盖业务管理与行政考核标准、表单作业等,同时为客户提供表单、制度、指标与流程的四位一体保障,并对档案仓储的管理任务进行细分,确保标准管理的界面与工作职责清晰,进而为新模式的推广应用打下基础。

(1)构建以客户为主导的档案管理方案与档案的利用流程。

(2)组建技术的研发团队, 同时提出合理的建议与意见, 保证客户档案的管理系统构建与电力营销需求、相关标准相符合;组建资深运营队伍,收集、移交新增的客户档案,并实施数字化的整理与处理;组建工程项目专业管理队伍,实行整个施工过程的管理,全方面了解客户的需求,及时解决服务过程遇到的问题与困难。

(3)建立集约化、 现代化纸质文档的储存仓库, 便于长时间储存客户档案的实体, 对存量与实体档案进行数字化的处理与真空包装,同时为上游客户提高数据信息的服务［2］。

(1)建设仓储档案的管理机构,对档案合理利用、收集、保管与整理进行统筹兼顾,实现档案的资源一体化、集约化管理。

(2)为了满足专业服务与档案的管理需要,要重视建设档案综合化信息的管理平台与功能用房,完善运营模式、档案业务与综合管理工作标准,建立专业服务队伍。

(3)提供专业培训规范档案仓储管理、运营服务模式。

档案综合化管理的平台, 可以帮助档案管理工作人员更好地展开日常工作, 能够支持档案业务管理与档案业务操作,例如:全宗卷的管理任务、档案的数字化加工与基础数据处理,以及可视化巡检与档案的库房管理等。 此外,档案的综合化管理平台与客户档案实际运营的流程比较贴合, 能够更好地满足业务需要。

数据的集中化处理过程中, 可以保障档案数据安全性。 此外,为了提高数据查阅速度,要不断优化数据储存的结构。 还要结合档案制定方案, 也就是利用单点数据的交互方式与档案管理的执行专线,对数据信息进行加密,同时设立数据库的自动备份体系,确保数据的安全性与准确性。

总而言之,实现电力用户档案的仓储管理,是新时代发展的必然趋势,是加强营销服务、提高市场竞争的前提。 其中,数字化的档案管理能够实现本地查阅、协同办公、执行、快捷申报与批准,在很大程度上提高了档案查询的效率;细密分工与流水线作业可提高操作执行力与专业性。 另外,应用数字化方式对档案进行管理,不仅可以降低管理成本、充分利用资源,而且能保证档案的安全,有利于提高企业市场竞争力。