一、研究背景

W企业是中原地区规模最大、业绩最辉煌、信誉最卓越的专业吊顶材料营销公司, 赢得建材行业销售专家的声誉。

随着企业的发展, 仓库不断扩大, 仓库管理水平也不断进步。1993年由于销售量少, 库存量小, 仓库与门店合二为一;2001年为了提高企业门店形象, 满足企业销售门店及库存需求量, 以便于发货及各门店配货, 在张庄建立仓库, 其占地面积为750平方米, 1辆货车及叉车;2003年由于自然原因张庄仓库被损坏, 仓库迁居至五洲区, 其占地面积扩大为2000平方米, 有12名工作人员, 增加了一辆叉车及货车;2005年企业对客户进行分类管理, 莆田门店专门负责对经销商的管理, 在其附近租用250左右平方的小型仓库, 配备了1辆叉车, 同年企业上了用友T3系统, 减少了部门间订单的传递及货品管理, 提高了仓库的发货等效率;2010年企业开始发展自己的品牌, 为了其品牌管理, 在总仓库附近200米处租用了960平方的仓库。发展至今企业总共有三个仓库:总仓库、莆田仓库、JH仓库;25名员工:莆田3名, 总仓库23名, JH仓库根据需要随时从总仓库调配;信息系统由T3升级为T6。

二、W企业仓储物流流程现状及问题

1、部门会计制好电脑销售单后, 通过QQ告知仓库单号, 仓库审核:眉头是否齐全 (销售员名称, 客户名称, 收款方式等) , 货品库名, 数量是否是单位数量, 配比是否正确等。如果发现有问题通过QQ告知部门会计, 修改过之后进行审核、打印, 放入未发文件夹。

2、打单员或者审计根据单据的不同需求进行不同操作:货在车间需要将该销售发货单传至车间;如果货在莆田且销售单不是莆田店的需要把销售单传真至莆田并安排车辆把货拉回。

3、备注上注明有运费, 审计需要填写运费结算单, 注明销售单号, 运费, 司机名称, 司机联系方式, 客户名称, 送货地点等相关信息, 将结算单交给提货司机作为去部门结算运费的依据。

4、备注栏中注明门店发, 打单员直接签写"门店发"等字样, 放入已发文件夹。

5、如果发货, 即通过货运部发至客户, 打单员或审计需要填写信封, 信封上注明收货地址, 收货地联系方式, 客户名称, 货运部名称, 如果需要代收货款需注明卡号及代收货款数量。然后审计或打单员根据具体情况安排保管员给车辆装货发货。

6、客户提货时候报销售单号, 审计或打单员在未发文件夹中查找该单号, 如果有则通过对讲机根据销售单号上的货品传呼对应保管员。

7、保管员装完其保管的货物将单号传给下一保管员, 或者第一个保管员在拿到单据根据货品呼叫对应的保管员说明单据上的货品名称及对应的数量以备货, 然后依次给客户装货。

8、客户装完货之后, 某一保管员进行验货, 如果不对进行改装, 补装, 审车通过放行车辆。当一个单子需要数次拉完, 保管员将未拉完的销售单注明已拉货物的名称及数量, 并送回打单处, 打单处将该销售单放入未发文件夹, 直至发完。

9、审车通过之后, 保管员在已发销售单上签字并送至打单处, 打单员或审计审核是否签字, 如果已签则将其放至已发文件夹, 如果未签或不完整比如非一个库里的货品必须有审车员及发货员两个署名, 则督促保管员签字后放入已发文件夹。

1、权责不明。同样工作由不同的人来完成, 可能造成工作空隙及责任考究不当。仓库中好多工作都是审计和打单员共同完成, 这样就可能造成工作的过程中审计也没做, 打单员也没有做的现象, 造成时间上的耽搁, 如在给车间传递带有定尺的销售单的过程中, 打单员打出单据之后审计传递, 但是当由于某种原因需要稍后传递, 审计忙别的工作, 打单员可能会以为已传递将单据已放入文件夹, 而审计回来也会以为已传递, 从而造成漏传单据的事项发生。另外当货物发送完毕, 保管员需要将发货单据签字后放回打单处, 然而一张发货单上可能有多个保管员, 如果单据没有放回或者丢失无从查证谁丢了单子, 就没有根据确切的依据查证货物是否已发以及发货情况。由此可见, 责权不明是造成失误的原因之一。

2、传递较多。销售单据传递给仓储打单处, 如果有误仓储打单处告知销售部门会计, 经过修正之后审核;销售单据上如果有定尺则需要将该销售单据传递给车间, 作为生产依据;如果其他部门的销售单据上的货物有在莆田的, 需要将该单据传递给莆田门店作为发货依据。对于单据传递这样可能会造成时间上的浪费, 且上一流程是下一流程运转的依据, 拉长了流程运转时间。除了单据传递之外还有物品的流通, 如果货在莆田仓库或车间还需要将该货物拉回, 如果货物在莆田发送则五洲仓库还需要将货物送至莆田发货;对于其他部门的送货比较少。单据传递是时间上的间隔, 物品的传递是空间上的间隔, 给客户以及企业造成了很多浪费, 如增加了客户等待时间, 增加了车辆车程, 因此其环节存在增加物流成本, 拉长流程运转周期, 降低客户满意度等问题。

最后审核过后自动生成生产订单, 生产车间生产完毕之后更新生产状态, 仓库安排车辆拉回。库存信息更新计划销售产品量。

如果没有发完填写已发数据, 叫打单员放入未发文件夹, 直至发完。

可以减少1号仓库和2号仓库之间单据的传输, 以及由于工作失误而造成的漏单状况而给整个流程所带来的不便;减少了1号仓库与2号仓库之间的运输时间和相关费用;仓库的合并可以优化企业的整体库存量, 减少库存产品对资金的占用率;减少2号仓库及3号仓库的日常维护费用如租金, 同时可以提高1号仓库的利用率;便于对仓库及工作人员的统一管理及调配。

增设销售发货单状态栏, 由打单员更新其状态为已发, 并将其作为库存量更新点, 在其之前为改单产品量为计划销售库存, 这样就减少账实不相符状况发生;同时销售员可以根据状态来跟踪客户提货状况, 特别是欠款客户, 及时与客户沟通;增加生产模块, 销售发货单生成时自动生成生产单, 这样就仓库与工厂的单据传递, 提高信息的共享性, 减少信息传递的滞后性及可能造成的失误。

对于审计和打单员的责任分配为:打单员负责销售单据的审核及打印、单据状态的更新、信封的填写, 审计负责车辆及保管员的调度。由于发货具有特定的顺序因此由最后装车的保管员进行审车及单据的签字送回。

本论文通过流程现状的描述分析, 针对流程所存在的问题实施优化, 减少仓库物流流程中的失误率, 提高其运作效率, 降低不必要的成本资源消耗。从而实现仓库的物流流程能够更好的服务销售, 服务客户, 通过降低成本提高企业的经济效益, 提高客户满意度, 提高企业竞争力及市场占有率。