目前大型仓储企业都有国企背景, 拥有大型仓库和铁路专用线等优质资源。一方面仓储企业可以利用这些资源为客户提供服务, 由于存储时间长, 客户基本采用自然月进行结算, 少量客户会采用零星结算, 因此仓储行业企业的应收账款收款时间较长, 另一方面企业还需要按月向装卸工人支付劳务费。所以对于仓储行业企业而言, 应收账款管理不好就容易出现资金周转困难, 影响企业的发展。

A公司是一个以物流仓储业务为主业, 集货物装卸、货物中转分拨、铁路联运代理、公路运输代理及货物配送等业务综合物流企业。

应收账款作为一种营销手段, 是企业增加竞争力的体现。应收账款在带来利润的同时也带来一系列的风险。应收账款挤占资金比例过大, 导致企业资金周转困难, 如果将应收账款的成本计算在内, 可能还会导致利润的减少。

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单位:万元

数据来源:A公司报表

表1列示了A公司应收账款占流动资产和应收账款占总资产的比重。从表1可以看出, 从2012年~2015年, 应收账款金额逐年下降, 所占流动资产比重以及总资产的比重也逐年下降, 而且2014年下降幅度最大。但2014年流动资产没有减少, 说明应收账款减少都转移到其他流动资产了, 其中货币资金增加最明显, 增幅为286.28%。其实根本原因是2014年后A公司的最大客户XF流失, 导致应收账款大幅度下降。但2016年应收账款却出现拐点, 金额大幅度上升, 所占流动资产比重增长109%, 占总资产比重也增长了128%。从利润表上得知, 收入的同比增长仅为8.29%, 说明企业放松了信用政策, 以取得收入规模的扩大。

应收账款账龄是债务欠账的时间, 账龄越长, 收回的可能性越小, 产生坏账的可能性越大。对应收账款账龄进行分析可以反映其质量问题。

从表2中可以看出, A公司账龄主要集中在1~2年之间, 其中以1年以内为主, 占应收账款比重都在99%以上, 说明公司对应收账款控制得较好, 防止账龄拉得过长, 减少产生太多的坏账损失。到2016年产生了12.23万元的1~2年期的应收账款。

从应收账款占资产比重及账龄分析来看, A公司的信用政策发生了很大的变化, 导致应收账款质量在2016年有所下降。

应收账款周转率表明在一定期间内企业所获取的销售收入转化成现金的次数, 次数越多说明周转速度越快。与此相对应的是周转天数, 即回收期, 表示的是收回应收账款的天数, 回收期越短, 周转就越快, 应收账款坏账的可能性越小。A公司2012年~2016年五年间的应收账款周转率依次为24.32%、23.02%、11.93%、12.64%以及9.3%, 回收期依次为15天、16天、30天、28天和39天。从应收账款周转率来看, A公司应收账款周转率从2013年24.32%下降到2016年9.3%, 下降幅度达到161.5%。平均应收账款周转率为16.24%, 略高于广西上市公司2013年~2015年平均值13.24%。影响周转率的因素只有销售收入及平均应收账款, 从表1可知应收账款在2014年大幅度下降, 如果销售收入维持稳定的情况下, 周转率只会大幅度上升而不是下降, 所以只能推论, 2014年A公司销售收入大幅度下降。

由于A公司的客户相对固定, 以月结较多, 没有成立专门的应收账款部门, 应收账款管理工作由财务部、结算中心、营销部及风险控制部共同完成。营销部根据调查客户资信情况草拟合同, 风险控制部给出授信额度和时间, 财务部根据合同条款及以前的收款记录审核合同并报分管领导及法定代表人签字同意执行合同。结算中心根据确认的合同进行开票, 财务部则登记账务及收款, 并负责以短信的形式通知相关部门。

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单位:万元

数据来源:A公司报表

集团对应收账款没有具体的制度规定, A公司根据业务流程进行管理。财务部每日通知结算中心对数据进行更新, 每周一例会通报上周回款情况, 目前欠款金额及欠款时间, 是否接近授信限额和授信时间。每月末对当月应收账款收回效果进行评定、奖励。对于逾期应收账款, 由收款责任人采取电话催款、去函、停止发货或上门收款等方式催款, 尽可能将款项控制在一年以内收回。

固定客户根据合同约定基本以月为结算单位, 可以采取转账或现金支付的方式;零星客户则需在提货时立即开单现金结算;对于一些既有仓储业务也有运输业务的客户则需要预付运费方能进行运输业务。

纵观A公司的应收账款质量, 账龄都没有超过3年, 可见公司对应收账款管理比较到位。

第一, A公司的应收账款催收工作落实到个人, 并且是业务部门的第一责任人, 每周中层例会将上周收回的款项进行通报, 对新产生的应收账款再次落实责任人, 明确目标, 不会因岗位转换等相互扯皮, 推诿责任。

第二, 每月末根据收回款项的情况进行评分, 评出前三名进行奖励。同时对应收账款按同期银行贷款利率进行成本核算计入催收部门成本中, 而部门成本大小则关系到部门效益, 所以收回越快越多, 部门承担的应收账款利息成本越小, 部门利润也就越大, 在这样的激励制度下, 催收部门都会尽力催款。

第三, 财务部每日下班前将当日收到款项以短信形式通知业务部门第一责任人, 并以书面形式通知结算中心进行销账处理。因此, 结算中心的应收账款是以动态形式存在, 是最新的应收账款金额。

第四, 结算中心每日更新应收账款金额, 周一例会前将全部截止至开会前的应收账款发生额及余额打印并发到各业务部门第一责任人手中, 应收账款表上注明账龄、逾期金额等。对于超过信用期或逾期的客户, 采取停止发货、发函等方式要求对方支付款项。每年11月A公司对应收账款进行对账大清理工作, 不将问题留到年底才解决。

第五, 营销部动态关注客户信息。营销部除了营销业务之外还要对客户及其行业进行事前关注, 及时了解事态发展。2014年初, 营销部注意到XF公司的母公司因某事件将被冻结银行账户, 公司派专人到XF公司催收余款200多万元, 在款项收回后一星期XF公司的账户被冻结。而A公司因为催收款项及时, 避免了坏账产生的可能。

虽然A公司的应收账款质量很好, 没有产生坏账损失, 但在管理中也存在一些问题需要改进。

A公司地处偏僻, 收款只提供现金结算或银行转账结算方式, 有时客户过来结算后发现现金不够, 附近也没有银行, 就会造成客户心生不满或收款不及时。A公司收款方式单一, 是不利于款项回收的。

A公司已使用财务软件进行账务处理, 运输业务也使用货代系统, 但仓储业务却没有使用仓储系统进行跟单录入, 还是由保管员在发货完毕后手工抄单给结算中心进行结算, 手工录入容易造成错误, 再者财务部不能及时了解到客户当前业务情况, 只有结算中心开票后才能知道实际发生的业务, 并增加了工作量。

应收账款作为业务最后一个环节, 应成立专门的应收账款管理部门来实现事前资信调查、合同评审等工作。部门与部门之间由于立场不同, 对应收账款的管理持不同的态度, 也会造成责任不清。目前合同评审流于形式, 部分合同是实际已执行以后才补做的合同评审工作, 这些都是效率低下的表现。

应收账款的收回只奖不罚, 对责任人的约束力小, 计入部门成本的应收账款利率过低, 导致催收人积极性不高。

根据A公司目前的应收账款管理状况, 可从下面三点对其进行改进。

目前我国大部分电缆或光纤比较完善, 网络支付就像现金支付一样方便, 甚至有的非现金支付方式在国外都可以实现支付。一些老企业也在改变收款方式, 比如百货大楼就可以使用支付宝和微信方式收款。除此之外, A公司还可以使用电子银行网络, 支持网上转账。多样的支付方式供客户选择, 即可让客户节省时间, 增加客户的满意度, 也能让A公司的应收账款及时回款, 提高应收账款周转率。

加强业务系统与财务信息支持系统的融合, 建立网上结算渠道及扫码结算等方式, 尽可能减少人工录入过程中产生的错误。同时业务与财务信息支持系统融合, 营销部可以随时掌握仓库使用情况, 也利于财务部及时结算。

成立由财务部、市场营销部、风险控制部及结算中心部门负责人为组员的专门的应收账款管理部, 负责客户资信调查、信用评估、业务结算以及客户跟踪等工作, 特别是关注客户动态, 以减少坏账的产生。

对超过使用期未收回的应收账款按集团计提坏账准备的标准跟催收人效益挂钩, 同时提高应收账款的使用成本, 按时间长短规定利率, 使用时间越长, 利率越高, 促使责任人尽早收回应收账款。

应收账款作为企业的一项重要资产, 应当引起企业足够的重视, 根据时代的变化, 不断改进其管理方式, 在取得销售利润的情况下防范风险, 减少坏账发生, 保证资金安全到位, 从而实现企业的安全经营和稳步发展。