从2012年末国家电网公司的统计数据看,各网省公司所属的基层项目单位在物资配送还没有到达工程项目所在地或仓库时,各项目单位与供应商协商办理虚假项目物资入库手续,并在ERP系统中走收货程序,因此较多的省级物资供应公司集中采购物资的应付暂估款账面金额很大,经抽查,发现约提前收货(虚假收货) 的比例约占总物资入库量的1 /3。另有一些电网项目单位在供货商没有及时将所需物资送到工地或没有到仓库办理领用项目物资手续的情况下,填列虚假的项目发料单,并虚假地在ERP系统中作项目物资的发货处理,这个现象在各基层电网公司中普遍存在。也就是说,较多的基层电网公司在月末人为地作虚假收货处理,造成在项目库存物资与应付账款虚增。另一方面,各基层电网公司在月末人为地作虚假发货处理,造成在建工程(基建或技术改造)或生产成本(维修项目)虚增,库存物资虚减。这两种虚收与虚发现象,导致项目物资的实物管理与财务管理完全背离,造成严重的账实不符,不但引起会计信息失真的风险,也将带来严重的审计风险。

1、为完成物资到货及时率和计划执行准确性指标进行虚假收货,致库存物资账实不符。

主要原因是物资需求单位相关物资主管部门为完成省电网公司物资同业对标中物资到货及时率和计划执行准确率等指标的考核,在合同条款中规定的送货日期当天进行收货操作,而实物实际并未配送也未收到,即提前进行收货(虚假收货)。此外,国家电网公司物资集约化管理体系中,允许进行一定比例的供应商委托代保管业务,因此,有些物资需求单位利用这一规定虚假地与供应商签订委托代管协议,将合同到期的物资,协商将其存放在供应商处。实际这类物资均未实际送货或储存,但在ERP系统完成了收料操作,虚增公司应付暂估款和库存工程物资的余额,导致账实不符。

2、为完成项目投资完成率,项目物资未送货作虚假发货操作致工程成本虚增。

省级电网公司为了督促各单位加快大修技改项目的组织实施,按月对各单位项目投资完成情况进行考核。各基层单位在实际工作中,由于项目启动晚、物资计划上报不及时或线路阻工、路径改变、设计变更等原因,项目投资完成率远远低于时间进度。各基层单位为了完成省级电网公司的考核,月末项目主管部门人为地在ERP系统中对物资采购合同和服务合同进行确认,即对实际物资未送货、施工服务未开始耗用物资,人为地在ERP系统中作发货处理,且将发货虚假凭证传递到财务部门进行会计凭证归档,完成项目成本核算,虚增项目成本,导致项目的实际工程进度远慢于账面上的工程成本开支进度,造成会计核算没有进行真实的物资流转但进行了假账真做,导致会计核算依据不充分,在建工程成本及物资资产的会计信息失真。

省级电网公司应严格按合同的有关条款对供应商进行考核,严格执行合同中规定,即收货后30天内供应商应提供增值税专用发票,过期按100元/天交纳违约金,使供应商严格遵守合同,出现违约一定要给予相应的处罚。建议将“应付暂估款余额”纳入物资使用基层单位的财务和物资集约化同业考核指标中,并加强平时的物资管理监督检查,采取有力措施,降低应付暂估款余额,杜绝“预收货”情况的违规行为的发生,使物资管理适应财务管理的需要。另一方面,要加强收货的流程管理。在收货环节中要求物资管理部门、项目部门对到货物资做好ERP系统验收确认工作,对于直接送到到现场的情况,需要由供应商、物资部门、施工单位、项目单位四方签字确认(纸质);对非直送现场的业务,需要物资部门、供应商对入库单签字确认,同时定期(每月) 将原始单据和打印送至财务部门审核装订。财务部门每月末将收到的原始单据的收货凭证进行纸质的审核;ERP系统内增加物资收货操作的审核功能,财务部门审核收货凭证后,物资管理部门才依审核的收货凭证通过ERP产生收货凭证,只有将考核与流程管理结合,才能有效地控制提前收货行为的产生,使财务的工程成本核算与实际项目工程进度相符。

省级电网公司制定的同业对标指标是为了监督和考核物资管理效绩的,如果项目单位达不到同业对标指标而采取作假的手段去完成对标指标,说明该同业对标指标不合适现行的物资集约化考核,或是权数太高,使各项目单位投机取巧达到同业对标指标以获得虚假的业绩。因此需要改善同业对标指标或降低该指标的考核权数,使项目单位无虚报发货的动机。

如果同业对标指标确实是物资集约化中必须要考核的指标,且其权数也不能降低,那么就应对日常发货的过程进行检查与控制,发现虚假发货要进行严厉处罚,其处罚成本要大于其得到的考核绩效,才能扼制虚假发货行为的发生,才能使物资管理适应财务对工程成本核算的准确性要求。因此项目部门与物资部门对物资发货做好确认工作,对于非直接送现场的业务,需由物资部门、施工单位、项目部门对出库单签字确认(纸质),同时定期(每月)将原始单据和打印凭证送至财务审核装订。ERP系统增加物资发货操作的审核功能,领用部门、财务部门审核通过后方可产生发货凭证。物资部门与项目部门共同确认发货数量,项目单位提供实际耗用量,双方在ERP系统中确认剩余物资数量;优化业务流程,加强项目变更物资管理,及时办理物资出入库和收发货手续;统一基建部门、财务与物资部门的发出货物的单价口径;完善工程进度考核办法,制订严格的虚假发货处罚措施,有效控制虚假发货行为的发生。