供电企业架构的特点是按行政区域设立公司式的单位, 如省分公司管市级供电企业, 地市级供电企业按所管地域设立直属企业, 市局下辖有多个区县局, 最基层的是供电所, 主要设备材料省网公司物资部门统一采购, 各供电局及各供电所都设有仓库保管所有物资, 一个地级局各类仓库多的有100个, 少的也有50多个, 各地管理水平及仓管人员素质参差不齐, 每年年终检查都发现帐物卡不符、物资堆放堆零乱等问题, 仓库管理成了大难题。

因此, 物流系统内推行ISO9000质量管理体系认证是针对仓库管理存在的问题做出的决定, 也是为实现高水平物流服务的重大举措。为此08年初开始部署这项工作, 决定分阶段推行, 先在本部及下属部份县区局实施, 下一步全面推进。针对物流当时仓储管理上的不足, 把帐物卡相符第一年正确率98%, 第二年达100%定为质量目标之一;目的是通过实施质量管理体系规范工作程序, 预防不合格服务的发生, 持续改进不断提升企业物流的管理水平。

让ISO质量体系方针和目标的生根落地, 全员参与体系文件的修编, 提高体系认知度;加大培训力度, 提高全员业务素质, 真正实现全员参与;提高仓储的软硬件, 改造推行一体化的物资信息管理系统, 规范仓库物资管理操作流程;利用体系评审找差距、多总结、促提高。

动员全企业物流管理人员包括仓管人员参与质量体系文件的编写, 以提高物流人员对质量体系的认识。物流中心服务于全局所有部门, 需要全体物流人员共同努力才能提供到优质的物流服务, 只有熟悉质量体系, 才能积极参与其中。在相关体系专家的指引下编写本部门实施的质量文件本身就是一个很好的学习和熟悉过程, 效果显著。通过集中编写质量体系文件, 提高全体物资管理人员参与体系的积极性, 发挥了全体人员的智慧, 让体系程序控制及作业文件可操作性更高, 更接地气。编写体系文件集中了全企业物流管理人员共20多人, 用了10天就完成并通过初审, 参与体系文件编写的管理人员后来成了体系推行的主要骨干或体系内审员。

实施ISO质量体系目的是改进目前工作中的不足。我们针对仓库管理存在的帐实不符、出入库手续不全、物资质量验收把关不严等问题, 结合本单位治企理念及上级新的管理要求, 提出以ISO9000质量管理体系推行作物流管理工作的行为标准, 仓库日常所有工作都严格按体系所制定的操作程序开展。为了让仓储日常工作不但能按体系程序进行, 且更具可操作性和高效性, 体系实施过程中不断收集所出现的与实际工作相悖问题, 并马上制定整改措施, 充分确保体系的持续适应性、有效性。

质量体系方针目标的贯彻落实, 人员素质至关重要, 只有全员业务素质提升了, 才能提高质量体系的执行力。为达到这提高仓管人员业务素质的目标, 利于体系的推行, 我们注重四方面培训。

为了让所有员工真正明白体系对工作的帮助, 有效地解决以往存在的仓储作业的不规范行为, 消除帐物卡不符的现象, 逐步消除审计风险。定期举办ISO质量体系知识及作业文件培训, 以提问式互动学习, 在及时解答所有参与体系实施人员的疑难问题同时也提高了参与者的认知程度。

体系知识培训本是体系员工年度培训计划之一, 通过培训全体员工都具备所从事工作必须的能力 (资格) , 同时意识到每一个岗位的工作对于实现质量目标的重要性;意识到应积极寻求工作质量的改进。除了严格执行每季度一次的体系年度培训计划外, 体系重大事项及重要文件发布也集中进行相关培训, 年培训量达700多人次, 对仓库管理员的培训更是加码, 人均年培训次数达每月一次, 这些培训对日后工作产生了深远影响。

为了让每个仓库管理员胜任本职工作, 持续开展了仓库管理岗位技能培训。在实施ISO认证前已对本企业100多名仓库管理员 (包括兼职的) 分两期进行了中级仓管员岗位技能考证培训, 体系实施后更进行了高级仓库管理员技能培训, 让所有仓库管理员都通过考试获得劳社部发的高级仓管员技能三级职业资格证书。为了使本项培训覆盖面达100%, 改制后对新上岗的仓库也进行了开班培训, 前后共开办了5期仓管员技能培训班, 共有185人取得职业资格证书, 这些证书成了后来仓库管理人员上岗证书, 让员工在培训中得到实惠。

为了让物流部门管理人员都具备物流管理职业资格, 达到体系对岗位的要求, 从07年开始先后组织了150人参加的助理物流师技能培训, 虽是面向管理人员, 但大部份仓管员报名参加了, 经过两年的培训考试, 有120人获得了物流管理技能职业资格证书, 其中仓库管理员有90人也取得了证书, 具备了物流劳动技能高级工资格。

除了不间断进行业务提升培训, 其它方面培训不遗余力。主要有新物资信息管理系统使用操作培训, 仓储及现场装卸作业安全培训, 电力物资保管及质量检验基本知识培训, 消防安全知识培训, 包括装卸机械操作技能持证上岗培训, 这些有针对性的培训工作有效提高了仓库管理的操作技能, 日常工作做得有板有眼、有依有据。

一连串的业务技能培训, 让企业仓库管理人员的素质得到迅速提高, 大大帮助了质量体系的开展, 体系运作持续顺畅, 做到人人持证上岗, 仓库作业操作遵章规范。

制定出仓库设施配置标准, 如为防止保管过程产生不合格品, 对物资储存环境做出规定并限时改进, 主要是对所有仓库的防潮、防锈、防腐、进行严格规定, 为达到安全、文明的储备作业环境, 对仓库的地面、货架、照明、消防、安防进行高标准配置。

开发了新的物资管理系统, 为了提高工作效率和管好物资帐, 开发了全企业一体化的物资管理系统, 废弃了以往各企业自行开发的各个旧物资管理系统, 出入库作业流程得到统一, 还可实时监控各仓库的操作及库存情况。

作业指导书为操作规范, 达到合格工作质量为目标。为消除过往仓储作业中的落后方式, 从编写系统作业指导书开始以预防不规范操作为目标, 从物资入库、保管、出库、装卸、记帐等全过程工作制定了严谨的作业流程, 在原有《仓库管理操作细则》上再编制了《装卸搬运作业指导书》及《仓库物资堆放作业指导书》, 并要求结合《不合格品控制程序》相关系统文件加强对进出库物资的质量检验, 防止不合格物资流向各使用部门。日常操作中强制仓库班人员对进库物资必须进行入库检验, 由质量检验员签定《进库验收凭证》后才能入库, 把不合格品控制在入库前;经仓库储存后再出库时也必须进行再检验, 保证提供的都是合格产品。

管理评审是为了检查对质量体系执行情况的审评, 通过管理评审寻求可改进的方面, 质量体系要求实施单位每年都进行两次以上的内部评审和一次第三方管理评审。我们充分利用内部评审对照体系要求, 自我发现体系运行中的不足之处 (系统定义为不合格品) , 执行《纠正、预防和改进措施控制程序》制定措施预防问题重复发生, 达到“持续改进, 追求卓越”质量方针。为更好地改进提高仓库管理工作, 每次评审都将仓库管理工作纳入主要评审项目, 重点对仓库的物资出入库中的手续及质量检验工作、仓库物资的帐实盘点进行认真细致审查, 发现问题后制定的预防和改进措施, 这些措施有效地将仓库管理工作推到一个新高度, 不断改进并推动着仓库管理水平的持续提升。

体系实施初期, 我们先对所有仓库进行全面盘点, 对存在帐物不符的物资条目逐条分析, 追索不符原因并申请盘盈盘亏;对积存多年的物资进行鉴定可用性, 经鉴定不可用的物资统一申请报废, 通过一轮大动作, 解决了帐物不符的历史遗留问题, 把所有仓库物资帐调到帐物一致, 以此作一个新起点实施质量体系。

由于帐物盘点是每次评审必查项目, 只要有一项物资帐物不符就为定不合格。通过对体系要求培训和长期宣贯, 仓库管理人员提高对帐物不符的防范意识, 物资出入库工作中按作业程序认真细致核准数量, 物资日常保管储存也做好“五防” (防潮、防火、防盗、防锈、防腐) 以防储备损失, 多种措施严防再出现帐物差异, 体系实施后仓库盘点再没有发生过盘亏事件了。

质量体系要求所有工作都要有过程记录, 通过参考体系的相关质量记录表单, 制成全企业统一的流程表单, 如物资的记帐卡、出入库验收单、到货交接单, 出库验收单, 并统一使用同一套物资信息管理系统规范所有仓库作业操作, 实时检控仓库库存及作业流程进展, 使所有仓储人员自觉按统一的作业程序开展日常工作, 并有详细记录, 让每单作业都有据可查。

通过不断的培训和体系运行, 仓管人员熟悉质量体系, 各仓库自觉按质量体系作业文件的仓库标准化建设要求对仓容仓貌改造。体系实施半年后, 仓库物资存放环境、物资的堆放得到改观:仓库地面涂上防尘、通风、照明三防设施完备;物资堆放整齐, 分类五五摆放, 帐卡明晰。

由于仓库管理不断提到体系及岗位工作培训, 人员素质不断提升, 对来自本单位还是上级的物资管理新要求新模式, 员工能执行到位, 如全省统一的新物资信息管理系统使用一经培训, 短时间内就可在全企业仓库正常运行, 使用率和数据完整率居全省地市局首位;大部份仓库管理员可胜任上级所下达仓储报表的上报工作。

借助ISO质量体系认证契机, 由于投入了大量培训工作, 规范了仓储工作程序, 使仓库管理水平逐年提高, 为后期的仓库安全风险体系建设打下了良好基础。