冶金建设工程中,设备占总投资总额超过30%,是直接影响工程能否顺利完工的关键要素之一。冶金设备特点是种类繁多、形状各异、非标准件和配套件多,仓储物流管理难度大、任务重。

冶金工程设备管理的核心要求是“实物流、信息流、单据流”全流通、全畅通,在科技发展日新月异和强调高度协同、密切配合的今天,特别在面对点多、面广、量大、工期紧的普遍工程现状下,若依赖人工传导、手工台账等传统管理方式,已然跟不上时代发展。因此,依托互联网+选用1套适合冶金工程设备仓储物流管理的系统迫在眉睫。

目前我国仓储、物流管理大都依靠办公自动化、供应链管理等工具,系统软件在技术成熟的企业中也得到较为普遍的应用,特别在快递业、大型超市和大中型生产制造类企业。但此类系统软件整体还存在产品功能单一、技术落后、信息资源整合能力不强等问题,而且大多是以销售为中心设计,一般采用“点对点”“单对单”的仓储物流模式,真正针对冶金工程施工类、强调项目管理和保证供应功能的仓储物流系统软件则较为少见,也不符合冶金工程设备管理需求。

通过调研当前冶金设备管理的现状,发现在整个作业、管理过程中,现行仓储物流管理仍沿用传统管理模式,仅用Excel代替原来手工书写的方式管理仓储物资,这在当前大项目、短工期、快速化的发展要求下,传统管理方式暴露诸多问题:手工记录效率低、易出错;库容不能快速显示;库存时间不易统计;库存盘点工作繁琐;货物查找困难;多物流过程、环节信息传导滞后,不易掌控。

针对上述情况,自行开发冶金工程设备仓储物流管理系统,可实现工程信息、合同信息、箱件信息、计划信息、物流信息、仓储信息、车辆信息、机械信息、人员信息等物流、仓储环节中各类信息的无缝对接、统一管理、快速流转,通过特定编码规则形成的条码扫描、识别,能快捷、精准、高效地实现工程设备物流、仓储信息采集与交换,可极大减轻库管作业人员、工程管理人员、调度管理人员、单据录入人员、数据统计人员工作强度,避免因各环节数据手工传导产生的不必要误差和失误,提高全体参与人员的工作效率,真正实现“实物流、信息流、单据流”三同步。在为仓储、物流管理环节带来便利的同时,能实现仓储物流现代化管理,并推动仓储物流管理和服务向设计院、订货单位、制造厂、安装单位等上下游两端延伸。系统实现的各类信息查询功能,可便于各参与方进行需求信息查询,特别是方便施工单位及管理单位及时掌握工程设备制造、物流动态信息,并据此催促厂家发货或调整施工工序,从而可为工程项目施工进度提供决策依据。

系统开发以箱件为基础管理单元,通过唯一识别条码,标记箱件唯一身份,并在流转过程中不断添加、勾连仓储物流信息,实现工程设备在仓储物流全过程(包括发货、收货、调拨及库存管理等)中数据信息的流转、共享、统一及管理。

软件系统不但具有转换、生成、打印条码功能,重要的是可通过设定相应功能进行扫码,实现收货、发货、库位调整、盘点等作业过程操作,快速进行数据采集和交换,避免作业过程中和后续账务多次录入,从而降低人工工作强度,提高仓储物流收发工作效率和准确率。

系统能实现仓储物流全过程的查询、统计,用户或操作员可根据自身需求、操作习惯进行自我设定和保存查询/打印字段、格式,各类统计报表可设计成模板并上传至系统中;通过扫码/查询,能即时显示设备的历史流转信息、当前在途状态、预计抵达时间、保管信息等状态信息,便于对设备仓储物流进行状态跟踪、控制。

系统产生/收到收货、发货、要货等各类计划后,或采集到如库容预警、箱件超限等相关信息后,会通过数据信息分析,自动即时提醒下游环节进行相应任务,如准备库区、人员、机械等,提醒方式包括:弹跳窗口、电子邮件、短消息、微信、QQ、手机APP提醒等。

结合项目计划,工程项目的项目员、库管员实现对库存的直接点菜下单式计划需求管理(根据项目进度、施工需求在数据库中查找后,直接点击要货),可预约、可修改、可变更、可取消,便于现场施工人员、仓库管理人员快速领用。

考虑仓储物流、计算机技术发展,预留了RFID无线射频识别接口和物资仓储的可视化管理(如箱件堆放、库位可视化等)功能;预留计费、结算功能接口,以实现自我开发或与其他管理软件的信息交换。

系统通过ERP端、PDA端、WEB端,将工程设备仓储物流的各类信息有效连通,实现对工程设备仓储物流的管理(见图1)。

图1 系统整体架构   下载原图

1) PC端ERP系统登录PC端ERP系统主要供设备方仓储物流管理和操作人员使用。

2)网页WEB端系统登录网页WEB端主要供上下游的供应商、施工单位的管理和操作人员使用,设备方人员也可通过网页登录或通过ERP直接转换打开登录。

3)仓库PDA设备登录仓库PDA设备主要供设备方仓储物流管理和操作人员使用。

ERP系统登录后,初次使用前或有基础资料需要增删、修改时,可在基础资料菜单栏中,对项目资料、部门、员工、仓库、库位、车辆、工地、厂商等各类基础信息资料进行设置,系统可对常用菜单设置快捷方式。各类基础信息资料设置操作类似,为避免重复工作量,新的项目可通过基础信息复制数据库,再对部分资料进行修改来实现。

设备清单分设计设备清单和合同设备清单,属设计订货阶段数据。作为重要的原始数据来源,系统可通过手工录人、固定格式表格导入获取。为减少工作量和避免出错,一般通过固定格式表格导入。系统获取的设备清单数据,可根据需要查询、导出。

设备制造完成后,厂商根据设备尺寸、重量、仓储保管要求等特性,选择合理的装箱。通过系统给厂商权限,厂商登陆WEB端后,可选择对装箱单、发货单的管理与操作。

厂商将设备尺寸、重量、箱件明细等信息一一选择/填录,对类似箱件,可通过“快捷复制箱件”复制模板来源箱件生成目标箱件并修改,可实现便捷操作。数据录入中,如出现箱件尺寸/重量明显不合理,系统自动提醒重新核查、确认。

装箱单操作完成后,箱件明细信息已入系统,可打印出装箱单;系统按特定规则自动生成条码和固定格式的箱件唛头,如图2所示。

图2 箱件唛头   下载原图

装箱完成后,厂商选择发货单操作,将设备收货、发运等信息一一选择/填录;发货单完成后,厂商可选择详情、发货、打印等操作功能,也可将发货单导出保存为Excel电子版,并也可根据模板进行导入;厂家发货后可在系统中打印出发货清单(为便于单据传递,单据也设计、附印上二维码,方便PDA直接扫码)。

厂商的账户有权限限制,只能看到和操作本厂的合同;系统考虑,如厂家人员无网络,可采用口头、电话、书面通知,项目员、库管员(经审批)也可进入发货界面操作。

厂商发货后,系统会自动触发微信提醒,仓库准备收货。

1) PDA扫码收货设备箱件到达收货点后,库管员将PDA操作界面设置成收货,并对库位、操作人等信息进行预设,逐一扫码并进行核对,如有疑义可进行标记/标注,同一条码多次扫码无效,扫码到不在待收货数据库中的条码进行提醒(语音、画面)并自动标记,扫码完成后自动汇总并与本批待收货数据比对自动查找未扫码的项数并提醒,此收货扫码过程中采集信息可在手持终端进行标记和编辑修改;收货扫码结束后,点击收货确认,并上传数据至系统。考虑到天气、电力、通信信号等因素,PDA可离线操作。通过PDA收货扫码入库操作界面,如图3所示。收货完成后,ERP系统可见收货单据和收货信息。

图3 PDA设备入库操作界面   下载原图

2)ERP仓库收货考虑到PDA无法使用或扫码不成功等因素,设备也可在ERP中直接操作入库。

设备抵库后,施工单位人员可查询、预约要货。通过系统给施工单位权限,施工单位登陆WEB端后,可选择对要货单的管理与操作。施工单位账户只能查询和操作本项目;系统考虑到施工单位现场条件,如施工单位人员无网络,可采用口头、电话、书面通知,项目员、库管员(经审批)也可进入要货申请界面操作。

施工单位要货后,系统会自动触发微信提醒,仓库准备发货。

1)PDA扫码发货设备发货时,库管员将PDA操作界面设置成发货,并对车号、操作人等信息进行预设,逐一进行扫码并进行核对,如有疑问的可进行标记/标注,同一条码多次扫码无效,扫码到不在待发货数据库中的条码进行提醒(语音、画面)并自动标记,扫码完成后自动汇总并与本批待发货数据比对自动查找未扫码的项数并提醒,发货扫码过程中采集信息可在手持终端进行标记和编辑修改;发货扫码结束后,点击发货确认,数据上传至系统,在系统的待出库中继续进行核对、编辑、修改(如车号、司机等),出库确认后,系统自动生成标准版本的出库单,出库单打印由司机签字并由收货人签字后返回库管员,再次点击,出库完成。通过PDA发货扫码出库操作界面和功能,与入库类似。

2)ERP仓库发货考虑到PDA无法使用或扫码不成功等因素,设备也可在ERP中直接操作出库。

先在ERP中按计划建立调拨单,然后在调出仓库,PDA中设置调拨出库界面,预设相关设置后,逐一扫码调拨出库,操作类似仓库发货;在调入仓库,PDA中设置调拨入库界面,预设相关设置后,逐一扫码调拨入库,操作类似仓库收货。考虑到PDA无法使用或扫码不成功等因素,设备也可在ERP中直接操作调拨出库、入库,操作类似仓库发货、收货。

先按盘点计划在ERP中生成盘点计划单,然后再盘点仓库,PDA中设置库存盘点界面,预设相关设置后,逐一扫码,操作类似仓库收货。

设备库位调整,在系统中类似调拨出库/入库处理,可通过PDA操作;考虑到PDA无法使用或扫码不成功等因素,也可在ERP中直接操作库位调整。

在系统中类似仓库发货处理,可通过PDA操作;考虑到PDA无法使用或扫码不成功等因素,也可在ERP中直接操作。

根据仓库作业、项目情况和实际需求,ERP系统中可输出如作业日报、周报、月报、库存等各类数据报表。

系统开发完成后,在某钢厂湛江基地工程原料配套改造项目(项目编号:150294)、框架集批堆场项目(项目编号:160068)等项目进行测试并投入使用,满足了该冶金工程设备仓储物流管理需要。通过系统应用后,不仅可减少库管员、项目员、账务员等管理、作业人员数量30%以上,直接降低人力成本费用,更能通过提高管理效率、水平,体现和增强企业投标竞争力,短期和长期经济效益都非常乐观。

该系统适用于冶金工程设备仓储物流管理,在国内外工程大中型冶金项目,均可投入使用,且可在制造、物流、仓储、配送等环节分段使用,实用性强。