固定资产管理对事业单位是一件十分重要但繁杂的工作, 在管理过程中, 即要做到账、卡、物相符, 提高生产资产利用率, 避免国有资产流失等传统要求, 又在顺应现代信息化手段发展的趋势下, 提出许多新的要求, 例如“能够准确、迅速地监控和掌握各部门、各类固定资产的计划、审批、执行、折旧情况”、“与设备采购联动, 对新购设备提出必要性、可行性建议”等等。为了适应这些新的需求, 同时发挥我单位作为高职院校所拥有的优势, 通过与学院物流专业仓储物流管理课程的结合, 进行了新型的管理模式的研究。

仓储物流管理, 是指物资从入库、检验、码放、存储直到出库的物流过程, 其管理过程与固定资产管理的采购、入库、使用、报废过程相类似。当我们将二者的工作环节对比后发现, 尽管时间上存在一些需要调整的因素, 但二者的流程是一致的。仓储物流管理的流程主要包括入库、储存、出库三个环节, 固定资产管理的流程主要包括入库、管理、报废三个环节。

两者的不同之处在于, 仓储物流管理是整个物流管理环节中的一部分, 物资从入库到出库的时间较短, 库存量变动大、运转快速;而物资入库及出库都与运输环节联系密切, 两个环节动态衔接。固定资产管理则是一个相对封闭的过程, 入库意味着资产的生成, 出库则意味着资产的消亡, 资产与管理单位的联系只存在于在库的时间范围内, 但此时间段相对较长。

当我们将仓储物流管理过程进行封闭, 就与固定资产管理过程相重合, 这意味着我们可以将仓储物流管理的模式完全运用在固定资产管理中。

现阶段事业单位的固定资产管理已经形成了一个成熟有序的过程, 且各主管部门、各事业单位都分别进行了相关管理软件的开发使用, 单纯就资产管理的三个环节而言, 可创新内容不多。而对仓储物流管理模式在固定资产管理中的运用性进行研究, 主要有以下两个原因:

结合职业技术学院的优势, 将传统行政管理行为融入专业建设。以我单位为例, 我校开设有物流管理专业, 为学生安排了仓储物流管理课程。正是在这个背景下, 将固定资产管理与专业结合才具有可实现性;而研究结果也可用于物流管理专业的课程建设, 如设立一门新的实训课程, 也才具有可操作性。

正如本人在《浅谈高职院校二级分院部的固定资产管理存在的问题及解决对策》一文中提到的, 传统管理观念下, 大部分高校仍然不认为固定资产管理的作用及价值, 不设立专职的固定资产管理人员, 为此产生了工作量与工作价值不对等的矛盾。而这种观念是否会在短时间内发生变化, 会如何变化等等, 我们都无法预测。既然高职院校将培养学生作为第一要务, 那为何不将二者结合起来呢?首先架设一个固定资产管理全过程的框架, 再将其嵌入学生实验实训课程中, 即能不与管理层发生冲突, 又能有效解决一部分管理难题。

为了有效地解决现阶段比较明显的问题, 同时达到研究目的, 我们将固定资产管理的全过程进行了细分:

第一步, 架设框架, 在现有的固定资产管理系统中, 根据固定资产管理的过程, 分为登记入库、打印标签、过程管理、出库等环节。我们按每个教室、实训实验室、办公室为单位划分为库, 以门牌号命名为仓库名, 接着将固定资产登记入库。注意这里的入库登记应包括所有固定资产管理的信息, 为后期的盘点管理做好准备。

第二步, 生成传统标签及二维码标签。在传统的资产清查环节中, 传统的标签有利于直观地显示信息;而二维码标签则更接近信息化管理的大环境趋势, 方便今后使用移动终端。

第三步, 过程管理, 这是整个固定资产管理中最重要的环节。固定资产的使用时间较长, 一般五到十年不等, 甚至可能达到二、三十年的情况 (此处排除不动产类别, 因为不动产使用时间过于长, 基本无变动, 管理方便。) , 故而在使用的过程中, 会出现维修维护、部门内部的移动、部门与部门之间的调拨等情况。在过程管理环节中, 设立了“资产借用”、“移动仓库”等管理科目及维修统计、按采购年限的资产统计、按类别的资产统计等统计科目。过程管理通过扫描标签更改状态, 实现资产借用、归还、出库、重新入库 (此时的出库和入库必须经过第一步的登记入库, 才能在变更仓库时使用标签) 、维修登记、拟报废登记等等管理, 最终形成统计报表。

第四步, 报废出库。这是固定资产管理的最终环节, 当一件资产经过报废出库后, 将不再在任何仓库中存在, 形式上已经消灭了。报废出库后, 在系统中将资产信息移动到报废库, 方便查询, 但信息将不能够再发生任何变更。报废出库也需要依靠标签实现, 报废后回收标签。

在研究的过程中, 我们也发现了一些问题:

RFID是利用射频信号对贴有RFID标签的产品进行自动识别, 再通过阅读器发送和接收数据后处理的技术。采取RFID技术可以降低人为操作的错误, 是研究项目中最核心的技术和环节, 但也必需看到射频识别标签的成本问题。现阶段常用的固定资产多为普通条形码, 其成本通常只有几分钱, 而射频识标签的成本至少也是普通条形码的十倍甚至更多。在初期建立固定资产管理框架时, 标签的投入相对以往要大得多, 这是否能让管理层接受, 是我们面临的第一个问题。

结合职业技术学院的优势, 将传统行政管理行为融入专业问题是管理人员面临的一大困境;而经常发生的固定资产在仓库之间的移动也产生了大量的工作。在研究初期, 我们曾提出是否可以运用GPS定位技术, 配合RFID技术, 实现自动记录资产出入库、以及资产移动追踪。但问题在于, GPS对一个点的定位并不是严格意义上的精确, 它受到传输延迟、硬件错误、信号反射等影响, 会产生误差, 在某些情况下, 误差可以达到20%之多, 这对于距离相对较小的仓库之间的追踪难以实现。而另一个阻止此技术实现的困难仍然是GPS芯片及其设备的成本之高, 也是拥有庞大数量设备的单位不可不考虑的。

正如其字面意思, 无形资产是没有实体的各种软件类资产。2015年以前, 无形资产的管理是以承载其运行的有形资产如计算机、服务器等的附加价值实现的, 但近年来无形资产的价值已逐渐增长到大大超过了其运行主体的价值, 再作为附加价值显然是不合适的。2015之后, 主管部门开始将无形资产单独划分一个类别, 但其管理问题却一直存在。没有有形实体, 价值又必须单独计算, 在资产盘点、报废等环节上, 非常容易被忽略, 这也让其管理成为一个新的难点。

我们的研究目的其中之一是建立与物流管理专业的建设和实训课程开发的联系, 但必须看到, 固定资产管理是一个长期的、持续性的过程, 而高职院校的学生在校时间只有2~2.5年, 因此, 如何设计出合理的实训课程, 如何让此课程得以长期有效地实施, 以及如何让管理人员参与到专业教育中, 是我们下一步要思考和解决的。

固定资产管理是一项传统的、长期的、复杂的工作, 在这项工作的过程中, 积累了不少困难。我们通过分析困难的具体所在, 积极寻求有效的解决途径, 取得了一定的成效, 但同时也提出了另一些的问题, 而这些也是必然存在的。在信息化管理、互联网+、云系统、甚至机器人即将盛行的时代, 作为管理人员, 必须要提高自身的素质, 不仅要跳脱出单一的思维, 还需要学习新知识, 整合专业技能, 将行政管理任务与教育教学任务联系在一起, 创新管理模式, 推动管理水平的提高。