目前众多医院对于院内医疗器械、设备管理仍仅停留在静态化的管理层面, 仍旧依托医院信息系统 (HIS) 或医院资源计划 (HRP) 系统的部分传统功能模块, 特别是许多基层医院仍旧以半手工模式的状态维系管理[1,2]。四川大学华西医院以往以HIS、HRP系统实施医疗设备仓储管理, 数年累计发现存在多种问题。随着云计算、物联网及移动互联网等新兴信息技术的普及与应用, 各行业信息数据的种类、规模迅猛增长, 大数据是超出常规的数据库工具获取、存储、管理和分析能力的数据集[3]。近年来, 随着信息化技术在医院临床业务、管理工作应用中的不断普及与深入, 医院建立完整的智能化数据及进行信息化管理转变为大势所趋。利用信息技术的优势, 逐步完成了信息管理平台建设。

HRP系统对于医疗设备供应链的流程管理一般延续传统的库内核算、操作方法, 仅含基础的入出库、设备的库存查询及医疗设备凭证清单统计, 工作人员需熟悉、记忆设备的各种信息, 而缺少智能化操作功能, 如快速上架、动态库存记录、自动核算、错误提示等。

HRP系统对于实物效期缺乏有效的提示手段, 以纸质单据为依据拣货, 当拣货员一次多单拣货时, 货位凭拣货员记忆, 拣货路径复杂, 需手工合并同类项计算;且该系统仅记录设备采购信息、出入库等供应链信息, 盘点困难。

医疗设备相关维修、保养工作经验的延续有利于提高使用效率, 减少不良损耗及延长设备使用寿命;但由于医院缺乏有效的信息技术支持, 医疗设备相关维修、保养工作经验仍以口口相传的延续途径进行传承, 长期观察难以持续, 明显造成了大量知识的显性流失。

过去设备维护人员实施设备维护维修工作后往往通过纸质表单仅记录维护结果用于存档, 而此种模式下, 重要的维护维修过程基本未做详细记录;加之此类单据的实时性、准确性差, 工程师的统计工作量加大, 医院难以准确全面掌握设备使用中的问题。

借助医院资源规划系统, 对医疗设备采购管理、生命周期管理、供应链及供应链计划管理、物流与运输管理、巡检和维修管理、计提折旧管理、报废管理等均设置了明确的流程, 依托信息技术强大的优势, 医院进一步结合了EBS等信息系统, 充分总结借鉴工程师的经验, 结合相关文献[4-5]经验报道, 基于C/S架构设计开发了专门的医疗设备仓储信息管理系统, 见图1。

医疗设备仓储信息管理系统主要组成部分包括服务端与客户端及接口管理:服务端主要包括医院设备相关基础数据及档案的管理, 使用ADO数据连接方式[6], 根据实际需求建立相应数据表, 为客户端提供数据支持;客户端主要包括入库管理、在库管理、出库管理、巡检和维修管理、用户管理和统计分析等功能模块, 见图2;接口管理定义了与HRP、扫码设备、电子标签及水平旋转货柜等硬件接口, 通过接口使射频识别标记 (RFID) 、物资PN码、货位码等建立绑定关系, 通过控制中心驱动水平旋转货柜转动, 实现高值耗材的自动化取货, 并经局域有线/无线网络实现医疗设备的统一调度, 执行完毕后再同步系统数据。

图1 医疗设备仓储信息管理系统功能框图  下载原图

医疗设备仓储信息管理系统实施一年多以来取得了显著成果, 表现在设备仓储管理的“6个改善”。

依托于信息管理系统, 着力于医疗设备仓储的各环节管理, 与HRP系统、EBS、集成平台相得益彰, 共同实现了对设备入库、存库、出库、巡检、维修、全生命周期、统计的管理, 覆盖设备调查、申请、论证、采购、收货、上账、转移、使用、计提折旧、巡检、维修、计量检定、清点、报废所有环节, 基本未见死角与真空地带。

通过对医疗设备的信息管理, 实现了全程动态监控管理, 表现在可在线提出采购请示或申请、核算设备成本、入出库动态记录、设备故障报修、设备使用率及维修率查询等, 从而可为医院管理者提供全方位数据信息, 医院相关工作人员可对设备运行状态实施监控, 并合理安排使用计划;同时, 借助信息系统, 医院对医疗设备“进货—入库—记录—使用—患者”资料的记录完善、及时, 并通过定期在线收集、归档、统计, 随时查询和了解各使用部门及各科室所领用的设备基本信息、资质、使用信息、维修记录、和不良事件等。

借助信息管理系统的规范性和实时便利性, 医院工程师及设备维护人员可将设备维修、养护等工作重要细节及注意事项进行记录、保存, 将故障现象、故障原因、处理方法等整理上传至对应模块, 形成公开的知识资源, 维修知识更新后, 模板同步更新, 保证了信息系统的先进性, 既方便了系统操作, 也锻炼了工程师的业务水平。即使医院设备维护人员、管理人员发生变动, 后来者或继任者亦可轻松掌握基本流程、技术知识等核心资讯, 保证了医疗设备管理及维护工作的延续性。

信息管理系统与EBS、HRP系统、集成平台实现了设备信息和出库信息同步、费用申请信息同步、人员信息同步。完成了入库设置、出库“防火墙”建立及人员审核档案在线记录等, 通过与监管部门系统的网络连接, 系统将支持供应商资质证书、产品注册证等相关信息的实时查询核对, 可实现入库产品自动进行资质审核。通过信息化管理技术, 还可与大部分医疗机构广泛运行的检查检验信息系统、设备信息系统等系统实现联网结合, 从而可共享不同信息系统产生的数据信息, 尤其是罕见疾病、使用频率较低或难度系数大的设备信息;此外, 医院依托此系统建立了危机追踪处理机制, 一旦出现医疗设备使用问题或故障, 可在线警示, 并及时查询故障的原因, 甚至细化至使用该仪器的病人资料。

一方面, 该系统加强医疗设备的日常运维管理, 提高了运维的执行力, 使运维人员分工合作, 职责明确, 增强了设备管理部门人员的信心, 细化设备管理各项制度的重点, 并进行有效的全程监督和跟踪评价, 保证制度落实到位。另一方面, 信息化管理对医疗设备使用人员信息进行动态记录与定期更新, 特别是对大型设备管理人员进行有效管理, 使各科室设备上岗人员信息一键可查, 为医院定期考核提供依据。此外, 系统提供了可视化查询统计界面, 可为考核设备仓储管理中心工作人员的业绩及能力提供参考依据。

借助信息管理系统, 可实现医疗设备的条码管理, 医疗设备附件、组件、备品备件管理精细化程度大幅提高, 可准确快速统计医疗设备开机率、年均检查率、检查阳性率、产出质量及维修维护成本, 尤其是大型设备如CT、ECT、MRI、DSA等的折旧、维修等涉及到财务业务的自动生成财务成本凭证分摊至相应科室, 明显提高了核算效率和设备信息共享程度。确保统计分析及查询的及时性和准确性。

随着医疗信息技术的迅猛发展, 信息量日益丰富, 仅靠依托单独医疗体系的信息管理模式已无法满足现代化医院的需求。医疗信息系统的共享、交互及集成研究已经成为打造专业、全面、智能的现代化医院的迫切需求[7]。医院医疗设备仓储管理是医学工程部门的重要工作, 科学、高效、现代化的管理是此项工作得以正常开展的前提[8]。建立信息管理平台, 并应用到全院医疗设备仓储管理中, 实现了“6个改善”, 使医疗设备达到有效利用、运维良好, 但在实施过程中, 仍出现一些问题, 如医院医疗体制的限制导致医疗设备仓储管理人才储备不足, 数字化信息管理的同时导致医院设备档案管理保密性差, 现场维修、内修、外修、送修等多种维修方式界限不清导致信息存在一定偏差等, 在进一步完善医疗设备仓储数字信息化管理的同时, 将针对出现的问题不断进行汇总、分析, 并对此系统进行调整与优化, 以期进一步提升医疗设备仓储管理系统的运行效率和质量。

图2 客户端功能模块结构图